Как правильно прошивать документы

как правильно прошивать документы
(0) comments

4. Для прошивки воспользуйтесь шпагатом или специальными прошивными нитями. При отсутствии оных можно воспользоваться любой другой прочной нитью. Чтобы прошить документы нитками, берем нитку длиной примерно 70 см, вставляем в специальную иглу. Затем, стараясь не смещать части документа друг относительно друга, протягиваем иглу через среднее отверстие, оставляя один из концов нити с задней стороны, следя при этом за тем, чтобы он оставался там в течение всего процесса. Затем с лицевой стороны документа вводим иглу в верхнее отверстие. Теперь, когда игла находится с изнаночной стороны документа, еще раз протягиваем ее в нижнее отверстие, а затем с лицевой стороны вводим в отверстие посередине так, чтобы игла снова оказалась с тыльной стороны документа. Для надежности можно провести данную процедуру дважды. Отрезаем лишнюю длину нити, оставив концы достаточной для завязывания длины (около 6,5-7 см). Завязываем концы нити в узел крепче и достаточно близко к последнему листу документа.

Сначала нужно сделать отверстия (дырки), для большинства документов достаточно сделать три. Проколы (отверстия / дырки) должны быть расположены симметрично и строго вертикально. Если имеет сшивать документы нитками, и документы состоят из нескольких листов, то можно отверстия делать иглой, то есть сразу «шить», хотя можно и дыроколом поработать. Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий. Есть мнение, что сшивать документы нитками через три отверстия недостаточно надежно, сохраняется возможность подмены. А прошивка через 5 отверстий - это предел защиты документов, на которые способна прошивка. Располагаться отверстия должны слева, как правило, все имеют опыт «дироколирования» писем и вставки в скоросшиватели, так что сложностей никаких быть не должно, ведь, по сути, расположение отверстий для сшивания документов идентичное.

Несмотря на растущий с каждым годом объем электронного документооборота, доля документации, сохраненной на бумажный носителях, до сих пор весьма велика. В связи с этим возникает вопрос, как же правильно составить, структурировать и сохранить важные документы. Ведь от правильности оформления и подачи документов часто зависит итог рассмотрения их компетентными органами. По этой причине прошивка копий документов имеет огромное значение, поэтому при ее неправильном выполнении однозначно будет отказ в принятии документа, нежелательно для компании. Также неправильная или небрежная прошивка документации может быть использована недобросовестными лицами путем подмены и удаления материалов и это может привести к печальным последствиям для вашего бизнеса в целом.

На первый взгляд может показаться , что никаких сложностей в связке документов возникнуть не должно, но это не совсем так. К процессу нужно подойти ответственно , чтобы бумаги были в надлежащем виде. Многие типографические конторы могут выполнить эту работу за установленную плату и в короткие сроки, но не каждый предприниматель рискнет доверить важные бумаги посторонним людям. Чтобы не пользоваться каждый раз услугами профессионалов , стоит разобраться , как правильно прошить документы.

Конечно , прежде чем оформлять документ к сдаче, лучше уточнять у контролирующих органов , как правильно сшивать кассовые документы. К примеру , при сдаче документов на проверку в налоговую , инспектор может потребовать заверить каждый отдельный документ , а прошивки и заверения всего прошитого дела может не подойти. Как правило , в налоговую чаще сдают сшитую книгу чета доходов и расходов.

Для готового к прошивке дела необходимо составить описание имеющихся в нем документов. Описание укладывается в начале дела и нумеруется отдельно. В описании должны перечисляться все находятся в деле документы с датами и количеством листов. Необходимо учитывать , что нумеруются именно письма , а не страницы документа. Если дело состоит из нескольких частей или томов , листы каждого тома нумеруется отдельно.

Когда я столкнулась с подобной ситуацией , когда нужно было сшить документы для налоговой , а я не знала как это делать. Сначала я хотела закрепить их степлером , пока это не увидел мой шеф ??, он повторил , что нужно сшивать нитью , ну так я взяла иголку с ниткой )))) в общем , первый опыт научил меня многому , потом уже меня научили как это делать правильно. Оказалось это не просто сшить документы , есть тонкости , которые нужно знать.

Как правильно сшить документы государственные контролирующие структуры не рассказывают , поэтому предпринимателям приходится изучать этот вопрос самостоятельно. Единых для всех правил для прошивки документов нет, однако помочь в этом вопросе может изучения Методических рекомендаций по делопроизводству , утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 года.

Делопроизводство и документооборот - достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги , которые необходимо подшить и сдать в архив , возвращают из-за того , что онинеправильно сшиты. Как правильно сшиватьдокументы ? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации поделопроизводству , утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 года.

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 -верхний, №2 - центральный, №3 - нижний. Начинать нужно с того, что протянуть иглув отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. Послеэтого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити иигла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону черезотверстие №3, а затем снова на обратную сторону через отверстие №2. Делопрошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узелзавязивается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видно.

Для того чтобы правильно прошить документы, в них необходимо сделать четыре прокола, предназначенных для помещения их в дальнейшем в твердую картонную обложку. Эти проколы необходимо делать с левой стороны, непосредственно на полях документа, так это позволит в полной мере сохранить читабельность, содержащийся в них текста. Как правило, расстояние между проколами должно составлять три сантиметра. В некоторых случаях, вместо четырех отверстий допустим сделать два прокола.Просверливать отверстия можно с помощью толстой иглы или специального канцелярских шила. В процессе предварительной подготовки документов для подшивки, из них необходимо удалить все металлические крепления (скрепки, булавки).

Требования помогают создать единообразие заполнения документов, правильно расположить листы в деле, а прошиты и пронумерованы документацию десятилетия или вечно хранить в архиве организации или госархиве. Это важно также для тех дел, которые сдаются в государственные регистрационные органы. Следует, например, знать, как прошить устав ООО, и его прошивка не требует печати. Неверные оформления и сшивания приводят к потерям времени при доработке дела, поскольку подготовка документов в соответствии с требованиями - вещь хлопотное. Здесь важна каждая буква, каждый стежок.

Несмотря на то , что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество пособий о том , как правильно заполнять , составлять и структурировать документы , вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения , правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеследующим причинам.

Знание всей процедуры прошивки позволяет заранее избежать многих проблем и неприятностей. Например , зная, как прошить документы для регистрации ИП, можно предотвратить придирки со стороны контролирующих лиц. Поскольку в регламентирующих документах нет строгих и четких указаний по поводу того , как прошивать документы , то небрежность в данном вопросе может привести к лишним претензиям, которые создадут дополнительные проволочки и заставят переделывать документы.

Другие требования (например, о необходимости прошивки « на угол » или « через три дырки » ) отсутствуют. Налоговый орган указывает на возможность следовать существующим в деловой практике способам заверения. Таким образом , можно, например , соблюдать правила о проставлении подписи и печати таким образом , чтобы они затрагивали часть прошивки и часть последнего листа пачки.

В законодательных нормативах отсутствуют требования об обязательном прошивке документов , в том числе заявлений , предоставленных заявителем в регистрирующий орган лично , что дополнительно подтверждено Письмом ФНС от 25.09.2013 г. №СА - 3-14 / 3512 @.

Заводить иглу в центральное отверстие необходимо с тыльной стороны , зафиксировав один из концов нити и следя за тем, чтобы во время работы он всегда находился в последнее письмом документа. Прошивку выполняют минимум два раза. После этого снова выводят иглу через центральный прокол на тыльную сторону и обрезают нить , оставив концы в 7-8 см. Далее следует связать их в крепкий узел. Важно сделать его как можно ближе к тыльной стороне последнего листа.

Следующий шаг подготовительного этапа - проделывания отверстий для нити. Классический вариант - три отверстия. Если документ содержит вложения, которые меньше по формату, чем основная масса писем , подшивку лучше осуществлять с помощью четырех проколов. Это позволяет скрепить документы более надежно. Для особо важных бумаг рекомендуется применять прошивку в пять отверстий , чтобы защитить их от подмены.

Если документ скрепляется через 4 отверстия , центральное выделить не получится. Прошивка осуществляется в другой последовательности. Нить нужно вывести из самой верхней дырки (первой) и пропустить через вторую , затем - через третью, затем - через четвертую. Далее нить следует провести в обратном порядке: с нижней дырки (четвертой ) - в третью, из нее - в другую. После этого завязывается узел.

Документацию следует освободить от всех скрепляющих элементов: скобок , шпилек , скрепок и т.п. Если есть карандашные пометки , их необходимо аккуратно удалить резинкой. Далее надлежит составить письма в логической последовательности и пронумеровать страницы. Для этого используют специальный нумератор или карандаш черного цвета. Применение чернил и разноцветных карандашей не допускается. Порядковый номер страницы проставляют в правом верхнем углу документа.

Ответ получен
4/7/2015

3632.2078ms

Похожие статьи